Lohnkosten tief halten, optimal planen, Mitarbeitende zufrieden stellen und binden: Personalfragen sind für Führungspersonen von gastronomischen Betrieben in vielerlei Hinsicht ein prominentes Thema. Wir zeigen hier die diesbezüglich grössten Challenges auf – und warum eine umsatzbasierte Personalplanung wichtig ist, um jene in Angriff zu nehmen.
Die Umfragen vom Schweizer Branchenverband GastroSuisse sowie von dessen deutschen Pendant DEHOGA zeigen es Jahr für Jahr: Hohe Lohnkosten stellen eine der Hauptsorgen von Führungspersonen in der Gastronomie dar. Die Zahlen sprechen schliesslich für sich, im Schnitt geben Schweizer Gastronomiebetriebe nämlich 50,6 % vom Gesamtumsatz für ihre Mitarbeitenden aus. In Deutschland sind es rund 34 %.
Es leuchtet also ein, dass ein leeres Restaurant mit wartenden Mitarbeitenden wenig erstrebenswert ist. Doch auch wenn der Betrieb halbvoll und die Mitarbeitenden beschäftigt wirken, werden Kosten oft nicht optimiert. Denn es geht um diesen einen Mitarbeiter, welcher die erste Stunde seiner Schicht kaum etwas zu tun hat. Oder jene Mitarbeiterin, die im Backoffice einige Arbeiten erledigt, aber eigentlich weiss, dass sie heute auch hätte zu Hause bleiben können. Wiederholt sich dies vermehrt, leidet die Kostenbilanz des Betriebs.
Hohe Personalkosten sind nicht einfach ein Attribut der Gastronomiebranche, sondern hängen sehr stark von einer richtigen, vorausschauenden Personalplanung ab. Diese stellt für die meisten Restaurantmanager jedoch eine Herkulesaufgabe dar. Sie müssen bei der Schichtplanung mit den finanziellen Erwartungen von oben, Bedürfnissen der Mitarbeitenden und Zufriedenheit der Gäste jonglieren und dabei noch wirtschaftliche Resultate erzielen. Schichtplanungstools können da eine grosse Unterstützung bieten. Jedoch sind auch diese ratlos, wenn es darum geht, die richtige Anzahl an Mitarbeitenden vorauszusagen, damit der Abendservice am nächsten Wochenende reibungslos über die Bühne geht – denn sie bieten keinerlei Voraussicht darüber, wie viele Gäste tatsächlich ins Restaurant kommen werden.
Dieses Wissen eignen sich Manager über die Jahre in einem Restaurant an. Nach einiger Zeit im selben Betrieb sind diese dann in der Lage, das Gästeaufkommen relativ gut einzuschätzen. Sie planen ihr Team dementsprechend ein, sodass weder unnötige hohe Kosten anfallen, noch die Servicequalität aufgrund von zu wenig Personal beeinträchtigt wird. Jedoch dauert dieser Prozess je nach Berufserfahrung drei bis vier Jahre, wie Tests mit diversen Betrieben aufgezeigt haben. Und wenn die Restaurantleiterin nach dieser Zeit zu einem neuen Arbeitgeber wechselt? Dann muss die Nachfolge sich dieses Wissen und Expertise wieder von Grund auf neu aneignen.
Bis dieser «optimale» Wissensstand wiederum erreicht ist, hat dies Auswirkungen auf die Personalplanung: Die lukrativen Tage müssen die weniger lukrativen Tage kompensieren, da an schlechten Tagen die Personalkosten im Vergleich zum Umsatz überproportional sind. Dazu kommt, dass an über- oder unterdurchschnittlichen Tagen die Angestellten entweder vom einem Tisch zum nächsten rennen oder sich langweilen. Aus Angst davor den Gästeandrang nicht bewältigen zu können, wird im Zweifelsfall tendenziell immer eher zu viel Personal eingeplant, was unter dem Strich zu unnötig hohen Lohnkosten führt.
Je flexibler und kurzfristiger ein Betrieb sein Personal ein- und umplanen kann, desto mehr erhöht sich seine Wirtschaftlichkeit. Zusätzlich führen auch der oben erwähnte Mangel an Erfahrungswerten seitens Restaurantmanager und unerwartete Faktoren wie ein überraschend warmer Frühlingstag zu kurzfristigen Änderungen im Dienstplan. Oft kann dieser darum bis am Vortag oder gar am Morgen des entsprechenden Tages nicht als 100 % definitiv angesehen werden. Dies verlangt den Mitarbeitenden ein hohes Mass an Flexibilität ab, was wiederum auf deren Motivation schlägt.
Und dies lenkt uns zu einer weiteren Herausforderung: die Zufriedenheit und die damit einhergehende Bindung von Mitarbeitenden; laut DEHOGA sogar die prominenteste Sorge von Gastronomen. Die Branche erfuhr in den letzten Jahren eine Fluktuationsrate von ca. 68 %. Das bedeutet, dass von 100 Mitarbeitenden nach einem Jahr nur noch 32 im Betrieb verbleiben. Viel Wechsel bedeutet nicht nur Kosten für Rekrutierung und Schulung, sondern auch Erfahrungsverlust sowie ein neu zusammengesetztes Team, welches sich wieder einspielen muss.
Die aufgezeigten drei Herausforderungen sind eng miteinander verknüpft – und können durch mehr Gewissheit in der Planung angegangen werden. Mit Prognolite wird Gebrauch von der Menge an wertvollen aber oft ungenutzten Daten vom Betrieb gemacht. Restaurantleitende wissen so mit einer 90 % Sicherheit, wie das Gästeaufkommen in den kommenden Tagen sein wird. Diese Informationen werden zudem in einen Dienstplanvorschlag übersetzt, mit welchem ein reibungsloser Service gewährleistet und gleichzeitig Kosten optimiert werden. Restaurants senken so ihre Personalkosten um bis zu 7.5 %, was im Schnitt 4’000 CHF entspricht – pro Monat. Wie dies genau errechnet wurde und einige reale Fallbeispiele dazu lesen Sie hier.
Aber bedeuten Kosteneinsparungen nicht auch automatisch Abbau von Stellen und sind somit aus sozialer Sicht verwerflich? Im Gegenteil. Die Mitarbeitenden erfahren dank der umsatzbasierten Personalplanung eine angemessenere Belastung. Heisst so viel wie: Sie rennen nicht mehr durch stressige Schichten aufgrund von zu knapp bemessenem Personal, noch drehen sie Däumchen, wenn unerwartet wenig los ist. Sie haben also nicht plötzlich weniger Arbeit, sondern profitieren von einer nivellierten Arbeitsverteilung und bauen weniger Überstunden auf. Da sich der Dienstplan zudem mehr auf handfeste Daten als auf Annahmen stützt, können sie sich eher darauf verlassen und so ihre Freizeit längerfristiger planen. Unter dem Strich verbessert dies die Arbeitsbedingungen also immens, was den Weg für gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und langfristig für höhere Bindung ebnet.