Bei steigenden Waren- und Personalkosten ist es kein Wunder, dass Kosten senken und Umsätze steigern zu den Top-Zielen der Restaurantbranche zählen.
Jedoch ist es nur möglich diese Ziele zu erreichen, wenn man den Überblick über alle seine Kosten und Einnahmen hat. Das ist einfacher gesagt als getan, schaut man sich die Systemlandschaft moderner Restaurants an. Kassen-, Personalplanungs-, Warenmanagementsysteme von verschiedenen Anbietern an verschiedenen Standorten, aus denen man alle händisch seine Zahlen zusammensuchen muss. Hinzu kommen noch Werbekosten, Mieten und eventuell Buchhaltungssysteme.
Prognolite bringt alle Einnahmen und Ausgaben an einem Ort zusammen und unterstützt Restaurantmanager so dabei, ihr Restaurant profitabler zu führen.
Wie das funktioniert, zeigen wir euch in 6 Schritten:
1.Bessere Personalplanung
Personalmangel macht die Personalplanung zum Kraftakt. Da ist es umso wichtiger die Ressourcen, die man zur Verfügung hat, auch richtig einzusetzen. Das bedeutet mehr Mitarbeiter, wenn viel los ist, und weniger Mitarbeiter in ruhigen Phasen. Auf diese Weise können Stoßzeiten mit ausreichend Personal genutzt werden, um ein höheres Kundenaufkommen so effizient wie möglich zu bedienen, um dann in den ruhigeren Zeiten Kosten einzusparen.
Dies erfordert jedoch eine dynamische Planung: Jeder Tag ist anders, und die Pläne müssen je nach Jahreszeit, Monat oder anderen Faktoren, die sich auf Deinen Umsatz auswirken, angepasst werden. Wenn Woche für Woche derselben Personalplan verwendet wird, kann das volle Potenzial nicht ausschöpft werden.
Der SuccessShark by Prognolite zeigt im Stundentakt den erwarteten Umsatz, anhand dessen das Personal optimal geplant werden kann. Je nach Datengrundlage ist sogar eine Schichthüllenprognose möglich, sodass in Nachgang die Schichthüllen nur noch mit dem entsprechenden Personal besetzt werden muss.
2. Produktivität pro Arbeitsstunde
Erhöhe die Einnahmen, die Du pro aufgewendete Arbeitsstunde erzielen können. Lege z.B. fest, wie hoch der Zielwert ist und schule das Team entsprechend, um entweder mehr Artikel zu verkaufen oder reduziere die Anzahl der Mitarbeiter, um den Zielwert zu erreichen.
Mit dem SuccessShark kannst Du wählen, ob du entweder die Personalkosten in % zum Umsatz oder die Produktivität pro Stunde in CHF sehen möchtest. So lassen sich die von dir gesetzten Ziele mit einem Blick verfolgen.
3. Upselling durch Best Practice
Es ist in aller Munde: Upselling. Behalte die Statistiken der einzelnen Teammitglieder im Auge. Wer hat die meisten Zusatzverkäufe für Getränke, Beilagen oder Nachtisch? Wenn ein Mitarbeiter besonders heraussticht und durchweg erfolgreich verkauft, kannst Du dies als Best Practice nutzen, um an die anderen Teammitglieder weitergeben.
Mit Prognolite kannst du den Durchschnittsbon deiner Teammitglieder verfolgen. Achte darauf, dass du nur Teammitglieder miteinander vergleichst, die in denselben Schichten arbeiten. Auf diese Weise erhältst du ein realistisches Bild und vergleichst nicht etwa jemanden der in der Happy Hour an der Bar steht mit jemandem aus dem Service an einem ruhigen Mittwochmorgen.
4. Warenbestellung nach Umsatzforecast
Nach den Personalkosten sind die Warenkosten der grösste Kostentreiber. Deshalb ist es umso wichtiger Überbestellungen zu vermeiden. Die beste Bestelltechnik hierfür ist eine dynamische Bestellung, bei der entsprechend dem künftigen Bedarf bestellt wird und nicht die statische Bestellung, bei der unabhängig von den zukünftigen Aussichten eine bestimmte Anzahl von Artikeln eingekauft wird.
Kombiniert mit dem SuccessShark von Prognolite, welcher dir die Warenkosten den Einnahmen gegenüberstellt, siehst du auf einen Blick wie erfolgreich deine Einkaufstrategie ist. Du siehst mit einem Klick gleich an welcher Stelle du genauer hinschauen und justieren solltest. Der Umsatzforecast hilft dir zusätzlich die benötigten Menüs besser planen zu können und somit Foodwaste zu vermeiden.
5. AI- und/oder manuelle Forecasts
Keiner zweifelt die Effektivität deines Bauchgefühls an, welches du dir durch jahrelange Erfahrung antrainiert hast. Jedoch ist es in der heutigen Zeit schwer alle Faktoren zu berücksichtigen, vor allem, wenn man sich um mehrere Standorte kümmern muss. Eine AI-Prognose greift da unterstützend unter die Arme.
Die meisten Unternehmen setzen für ihre Umsatzprognose eine grobe Vorhersage der kommenden vier Wochen ein. Dabei werden jedoch die saisonalen Schwankungen oder Großereignisse zu wenig berücksichtigt, was dazu führen kann, dass die Nachfrage stark über- oder unterschätzt wird.
Durch den Einsatz von Prognolite und unseres AI-basierten Umsatzforecast werden Deine Prognosen um 30-50 % präziser. Das bedeutet, dass Du dein Personal mit weit im Voraus bestätigten Dienstplänen effizient einsetzen und die richtige Menge an Lebensmitteln bestellen kannst.
Stelle sicher, dass es einen regelmässigen Prozess zur Überprüfung und Freigabe der vorgeschlagenen Prognosen gibt! Künstliche Intelligenz (AI) kann die Vorhersage zwar optimieren, aber nur in Kombination mit dem Input eines Managers wird das optimale Ergebnis erreicht.
6. Automatisierung
Umso mehr Prozesse automatisiert werden können, desto mehr Zeit haben Du und Dein Team, um sich um die Gäste zu kümmern.
Die Digitalisierung ist schon lange auch in der Gastronomie angekommen. Was früher erschreckend wirken mochte, wird in einer Welt mit immer mehr technologischen Möglichkeiten eine praktikable Option. Diese Technologien können Dich und Dein Team von Verwaltungsaufgaben entlasten.
Mit Prognolite sparst du im Durchschnitt bis zu 14 Minuten Bürozeit pro Tag und Restaurant. Händisches Zusammentragen von Zahlen aus verschiedenen Systemen fällt weg und die Fehlerrate reduziert sich merklich.
Melde dich bei uns und wir zeigen dir wie auch du deine Kosten senken und Einnahmen mit Prognolite erhöhen kannst.
info@prognolite.ch
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Reduce costs and increase income with Prognolite
With rising costs of goods and staff, it’s no wonder that cutting costs and increasing revenue are among the top goals of the restaurant industry.
However, it is only possible to achieve these goals if you have an overview of all your costs and revenues. This is easier said than done when you look at the system landscape of modern restaurants. Cash register, staff planning, merchandise management systems from different providers at different locations, from which you have to collect all your figures manually. Add to that advertising costs, rentals and possibly accounting systems.
Prognolite brings all incomes and expenses together in one place to help restaurant managers run their restaurants more profitably.
How this works, we show you in 6 steps:
1.Better staff planning
A lack of staff makes staff planning a real challenge. That makes it all the more important to use the resources you have available properly. This means more employees when things are busy and fewer employees during quiet periods. In this way, peak periods can be used with sufficient staff to serve a higher volume of customers as efficiently as possible, and then save costs during quieter periods.
However, this requires dynamic planning: every day is different, and schedules need to be adjusted depending on the time of year, month, or other factors that affect your sales. If the same staffing plan is used week after week, the full potential cannot be realized.
SuccessShark by Prognolite shows expected turnover every hour, which can be used to optimally plan staffing. Depending on the data basis, even a shift envelope forecast is possible, so that subsequently the shift envelopes only need to be staffed with the appropriate personnel.
2. Productivity per working hour
Increase the revenue you can generate per working hour spent. For example, determine what the target value is and train the team accordingly to either sell more items or reduce the number of employees to reach the target value.
With SuccessShark, you can choose to see either labor costs as a % of sales or productivity per hour in CHF. This way, the goals you set can be tracked at a glance.
3. Upselling through best practice
It’s on everyone’s lips: upselling. Keep an eye on the statistics of each team member. Who has the most additional sales for drinks, side dishes or dessert? If one employee stands out and consistently sells successfully, you can use that as a best practice to pass on to the other team members.
With Prognolite, you can track the average receipt of your team members. Make sure you only compare team members who work the same shifts. This way you get a realistic picture and don’t compare someone who is at the bar during happy hour with someone from the service department on a quiet Wednesday morning.
4. Ordering of goods according to sales forecast
After staffl costs, the cost of goods is the biggest cost driver. Therefore, it is even more important to avoid over-ordering. The best ordering technique for this is dynamic ordering, where orders are placed according to future demand, rather than static ordering, where a certain number of items are purchased regardless of future outlook.
Combined with Prognolite’s SuccessShark, which shows you the cost of goods versus revenue, you can see at a glance how successful your purchasing strategy is. With one click you can see where you need to take a closer look and make adjustments. The sales forecast also helps you to better plan the required menus and thus avoid food waste.
5. AI and/or manual forecasts
No one doubts the effectiveness of your gut feeling, which you have trained yourself through years of experience. However, in today’s world, it’s hard to take all factors into account, especially when you have to take care of multiple locations. AI forecasting comes to the rescue.
Most companies use a rough forecast of the coming four weeks for their sales forecast. However, this takes too little account of seasonal fluctuations or major events, which can lead to demand being greatly over- or underestimated.
By using Prognolite and our AI-based sales forecast, your forecasts will be 30-50% more accurate. This means you can efficiently deploy your staff with rosters confirmed well in advance and order the right amount of food.
Make sure there is a regular process to review and approve the proposed forecasts! Artificial intelligence (AI) can optimize the forecast, but only in combination with a manager’s input will the optimal result be achieved.
6 Automation
The more processes can be automated, the more time you and your team have to take care of guests.
Digitalization has long since arrived in the restaurant industry. What might have seemed scary in the past is becoming a viable option in a world with more and more technological options. These technologies can relieve you and your team of administrative tasks.
With Prognolite, you’ll save an average of up to 14 minutes of office time per day per restaurant. Manual collation of figures from different systems is eliminated and the error rate is noticeably reduced.
Contact us and we will show you how you can reduce your costs and increase your revenues with Prognolite.
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