Die Tortillas für den Taco-Dienstag sind aus, die Eismaschine funktioniert nicht und Ihre beste Servicekraft hat sich gerade krankgemeldet: Einen Gastronomiebetrieb zu führen, ist oft mehr organisiertes Chaos als eine gut geölte Maschine zu bedienen. Wie bewahrt man als Restaurant Manager*in also den Überblick? Eine mögliche Antwort liegt in den Prime Costs – oft auch Selbstkosten genannt – denn wenn Sie diese Zahl im Griff haben, können Sie die Performance Ihres Betriebs immens steigern.
Prime Costs zeigen auf, wie gut oder schlecht eingekauft wurde, wie mit Ware umgegangen wird, wie gut Mitarbeitende geschult sind und verkaufen, wie Dienstpläne gestaltet sind und wie am Ende Gäste bedient werden. Also kurz: Wie erfolgreich ein Betrieb geführt wird.
Die Formel zur Berechnung ist simpel:
(Warenkosten + Personalkosten) / Nettoumsatz = Prime Costs
Warenkosten
Summieren Sie alle Einkäufe eines Monats (alle Rechnungen Ihrer Lieferanten zusammengerechnet), addieren den Wert der Inventur des vergangenen Monats und ziehen dann den Wert Ihrer aktuellen Inventur ab.
Personalkosten
Addieren Sie nun Ihre gesamten Personalkosten, inkl. Nebenkosten wie Sozialversicherungs-beiträge, Urlaubsgeld, etc. Das Gehalt des Geschäftsführers wird dabei nur eingerechnet, wenn dieser tatsächlich im Betrieb mitarbeitet. Verrichtet der Geschäftsführer lediglich Büroarbeiten, muss sein Gehalt für die Berechnung der Prime Cost aussen vorgelassen werden.
Nettoumsatz
Teilen Sie die Summe aus Warenkosten und Personalkosten nun durch den Nettoumsatz Ihres Betriebs.
Sollten Sie ein Waren- und Personalplanungstool nutzen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie die Waren- und Personalkosten dort direkt entnehmen können. Auch den Nettoumsatz bekommen Sie per Ausdruck aus dem Kassensystem.
Noch einfacher geht dies mit der Prognolite-App. Dank Schnittstellen zu allen relevanten Systemen werden die Prime Costs automatisch an einem Ort zusammengeführt. Sie erhalten diese also auf einen Blick, ohne eine einzige Berechnung durchführen zu müssen.
Es gibt zahlreiche Faktoren in der Gastronomie, auf die man keinen Einfluss hat, sei es das Wetter oder was Konkurrenzbetriebe so tun. Die eine Sache, die Sie in der Hand haben sind Ihre Kennzahlen. Deshalb sollten Sie diese ständig im Auge behalten. Kalkulieren Sie die Prime Costs beispielsweise nur einmal im Jahr, erhalten Sie nur eine Momentaufnahme über den Stand Ihres Betriebs. Wichtig ist dabei, die Prime Costs nicht nur zu kennen, sondern sie auch zu nutzen.
Da Ihnen Prognolite Ihre Prime Costs jeden Tag automatisch berechnet und aufzeigt, sparen Sie nicht nur Zeit – sondern können so proaktiv Einfluss auf die Performance Ihres Betriebs nehmen, Tag für Tag.
Die Höhe der Prime Costs kommt auf die Art des Betriebs an. Je nach Konzept ist es logisch, dass mehr Personal benötigt wird oder die Kosten für Frischwaren etwas höher ausfallen. Als Richtwert sollten sie jedoch die Marke von 55 -60% nicht übersteigen, wobei die Verteilung der beiden Komponenten keine Rolle spielt. Ab 65% ist eine Rentabilität nicht mehr wirklich möglich.
Sie haben also Ihre Prime Costs ausgerechnet und diese liegen über 60%? Dann sollten Sie herausfinden, was der Grund für die zu hohen Kosten sind.
Es könnte am Personal liegen…
Nicht richtig geschultes Personal, ineffiziente Schichtpläne oder falsche Einschätzung des zu erwartenden Umsatzes und somit Überplanung der Aushilfen – das alles könnten Gründe für überproportionale Personalkosten sein.
Bei zu hohen Personalkosten können wir Sie unterstützen: Unseren Prognosen sagen nicht nur den Umsatz voraus – sondern auch, wie Sie Ihre Mitarbeitenden optimal einplanen, so dass ein reibungsloser Service gewährleistet und gleichzeitig die Kosten im Lot gehalten werden. Mehr dazu.
…oder an den Warenkosten
Manche Warenkosten steigen aufgrund von Lieferengpässen oder sind saisonabhängig. Vielleicht ist es ist auch mal wieder an der Zeit, mit Ihren Lieferanten zu sprechen und die Einkaufspreise zu überprüfen. Denn möglicherweise ist der “Spezial-Preis” vom letzten Jahr schon lange kein vorteilhaftes Angebot mehr.
Wer die Prime Costs des eigenen Betriebs kennt und versteht, kann gezielt Einfluss auf die Restaurant-Performance nehmen und seinen Gewinn steigern. Angenommen Ihr Jahresnettoumsatz liegt bei 250‘000 CHF und Ihre Prime Costs bei 59%, dann gibt es hier enormes Optimierungspotenzial. Erreichen Sie durch bessere Planung die Marke von 55%, bedeutet dies am Ende des Jahres ganze 10‘000 CHF mehr Gewinn.
Wir wissen, dass der Gastro-Alltag stressig ist und oft keine Zeit bleibt, aufwändige Kalkulationen zu machen. Unsere Tools sollen Ihnen diese Arbeit abnehmen – und Sie damit von langen Bürostunden befreien und Ihre Kosten zu optimieren.
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