Kosteneinsparung dank umsatzbasierter Personalplanung

In Kürze

Für die positive Bilanz eines gastronomischen Betriebs ist eine exakte Personalplanung unumgänglich. Jene verlangt jedoch jahrelange Erfahrung der Betriebsleitung – was also, wenn dieses Wissen durch Wechsel abhanden kommt oder (noch) nicht genügend vorhanden ist? Prognolite unterstützt Restaurantmanager unabhängig ihrer Expertise dabei, Personal anhand von künftigen Umsätzen einzuplanen und dabei die vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen. In verschiedenen Testbetrieben konnte so ein Einsparpotential von bis zu 6’300 CHF im Monat generiert werden. 

Balanceakt Personalplanung 

Bei der Einplanung des Personals jonglieren Restaurantmanager mit den finanziellen Erwartungen von oben, wirtschaftlichem Arbeiten, den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden sowie der Zufriedenheit der Gäste. Ein Schichtplan zu erstellen ist daher keine leichte Aufgabe – und kleine Fehlplanungen haben oft grosse Auswirkungen auf die Bilanz eines Betriebes, sei es durch hohe Personalkosten von unterbeschäftigten Angestellten oder versäumte Umsatzmöglichkeiten wegen Unterbesetzung. 

Schichtplanungstools, welche da Abhilfe schaffen, kennt man schon seit Jahren. Sie erleichtern die Planung immens und helfen dabei, den Bedürfnissen möglichst aller Stakeholder gerecht zu werden. Doch was sie nicht liefern können, ist eine Voraussage der Anzahl einzuplanenden Mitarbeitenden, die am nächsten Samstagmorgen oder am kommenden Mittwochabend benötigt werden. Glücklich kann sich da schätzen, wer seit vielen Jahren die gleiche Restaurantmanagerin beschäftigt. Diese kann mit ihrer Erfahrung und Bauchgefühl den Andrang jeweils abwägen und hat einen enormen Einfluss auf die angehäuften Mitarbeiterstunden am Ende des Monats. Bei Tests mit diversen Restaurants hat sich abgezeichnet, dass Restaurantleitende erst nach etwa drei bis vier Jahren im Stande sind, ein Gleichgewicht zwischen optimalen Personalkosten und Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie Gästen zu schaffen. 

Doch was passiert, wenn sich jene Restaurantmanagerin nach etlichen Jahren dazu entscheidet, den Betrieb zu verlassen um eine neue Stelle anzutreten? Ihre Expertise mitsamt ihrem Bauchgefühl kommen dem Restaurant abhanden, der Prozess des Wissensaufbaus beginnt von vorne und der Stand wird erst nach vielen durchlebten Erfahrungen des neuen Restaurantleiters wieder auf dem gleichen Niveau sein. In der Zwischenzeit hat dies Auswirkungen auf die Personalplanung: Die lukrativen Tage müssen die weniger lukrativen Tage kompensieren, da an schlechten Tagen die Personalkosten im Vergleich zum Umsatz überproportional sind. Dazu kommt, dass an über- oder unterdurchschnittlichen Tagen die Angestellten entweder vom einem Tisch zum nächsten rennen oder sich langweilen. Grundsätzlich wird dabei immer eher zu viel Personal eingeplant, was unter dem Strich zu unnötig hohen Lohnkosten führt. 

Gibt es eine Möglichkeit, wie Wissen und Erfahrung einem gastronomischen Betrieb auch bei Wechsel auf der Kaderebene nicht abhandenkommen? Prognolite hat sich dieser Problematik angenommen. Wir berechnen anhand von verschiedensten Faktoren – Wetter, Events, Ferien, saisonale Schwankungen – die Anzahl Gäste und somit den Umsatz eines Restaurants für einen gegebenen Zeitpunkt in der Zukunft. Daraus lässt sich nicht nur schliessen, wie viele Mitarbeitende für eine Schicht benötigt werden, sondern auch, wer etwas später kommen oder früher gehen kann. Wir tun das, was ein sehr erfahrener Restaurantleiter nach Jahren tut – nur bereits von Anfang an, denn die zu machenden Erfahrungen sind für uns in den Daten der Vergangenheit ersichtlich. 

Einsparpotential dank Prognolite

Während mehreren Monaten haben wir die Personalplanung von zehn Betrieben, bei denen Prognolite bereits im Einsatz ist, unter die Lupe genommen. Um das Einsparpotential zu berechnen, wurde die umsatzbasierte Personalplanung der traditionellen Personalplanung gegenübergestellt. Das Ergebnis ist beachtlich: Die Auswertung zeigt klar auf, dass je nach Betriebsgrösse zwischen den geplanten und den optimalen Mitarbeiterstunden ein Einsparpotential von 60 bis zu 230 Personalstunden pro Monat liegt; und dies bei Betriebsleitenden die bereits seit mehreren Jahren im besagten Restaurant tätig sind. Mit der Unterstützung von Prognolite bei der Schichtplanung näherten sich alle Betriebe in der Auswertung dem optimalen Wert stark an, teils nur mit ein paar wenigen Stunden Differenz. Das Einsparpotenzial von verschieden grossen Betrieben ist unten in der Tabelle aufgeführt. 

Beim Betrieb B zum Beispiel, welcher jährlich rund 2.9 Millionen Umsatz verzeichnet, schlug Prognolite vor, die 2’272 für den Testmonat eingeplanten Stunden um 141 zu reduzieren. Dies entspricht einem monatlichen Einsparpotential von 5’235 CHF, was einer Reduktion der Personalkosten um 7.37% entspricht. Der Wert von Prognolite fiel im Testmonat sogar noch etwas höher aus als die optimal einzuplanenden Stunden, trotzdem konnten massiv Kosten eingespart werden. In der Grafik wird auf Tagesbasis ersichtlich, wie die erfahrene Restaurantleiterin im Vergleich zu Prognolite die Stunden einschätzte, sowohl wie die Planung für einen neuen Manager im Betrieb zu erwarten ist.

Die Personalplanung von morgen

Durch eine Schnittstelle zu den verbreiteten Personalplanungstools werden die Vorteile beider beschriebener Hilfsmittel gebündelt. Dies ermöglicht eine massive Optimierung von unnötigen Kosten, basierend auf dem idealen Personalplan. Des Weiteren ersparen automatisierte Abläufe wie Arbeitsplangestaltung oder die Kommunikation von Arbeitsplanänderungen den Restaurantleitenden viel Mühe sowie Zeit im Büro, welche sie stattdessen für wertschöpfende Aktivitäten mit ihren Gästen und dem Team einsetzen können. Und zu guter Letzt profitieren auch die Angestellten: Diese erhalten zuverlässigere Einsätze weiter im Vorfeld und erfahren eine nivellierte Arbeitsbelastung, was stark zur Steigerung deren Zufriedenheit und Motivation beiträgt. Ein Gewinn für alle Beteiligten also. 

Optimierte Personalplanung in Ihrem Restaurant

Auch Sie können Ihren Betriebsleitenden und deren Mitarbeitenden den Alltag erleichtern und dabei erheblich Kosten einsparen. Möchten Sie mehr über die systematische Berechnung des Einsparpotenzials erfahren und wie auch Ihre Betriebe von den neuen technologischen Möglichkeiten profitieren können? Oder sind Sie in einigen Belangen noch skeptisch und haben Fragen? Gut so! Wir freuen uns auf all Ihre Anliegen und darauf, bald gemeinsam mit Ihnen einen Schritt in Richtung Personalplanung von morgen zu gehen. 

Kontakt
Nico Schefer, unser Head of Business Development, steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Nehmen Sie hier Kontakt auf.